Nyt voimaan tullut laki henkilötietojen keräämisestä koskee meitä kosmetologejakin ja moni on tutkinut mitä laki käytännössä merkitsee. Itse olen Marin kanssa perehtynyt lakiin jo hyvissä ajoin. Olen myös saanut monelta taholta apua ja neuvoja, että varmasti olen huomioinut kaikki. Mitenkään hankalana en lakia pidä ja sen säädökset on toteutettavissa.
Asiakaskortisto on tärkeä työväline
Meidän on pakko ylläpitää asiakaskortistoa, että pystymme palvelemaan asiakkaita mahdollisimman hyvin. Olen nyt uudistamassa tuota korttia minkä asiakas, tai minä asiakkaan puolesta täyttää ensimmäisellä käyntikerralla. Yritän saada siihen mahdollisimman yksinkertaisia kysymyksiä niin, että se olisi helppo ja nopea täyttää. Meillä on vielä kortisto paperisena, mutta siirrämme sen hiljalleen tietokoneelle. Meille tärkein asia on merkitä korttiin mitä asiakkaalle on edellisillä kerroilla tehty ja millaisia tuotteita hänellä on kotona. Mitään muita henkilötietoja ei tarvita kuin nimi ja sähköpostiosoite ja mielellään puhelinnumero. Sähköpostiosoitteesta kysymme antaako asiakas luvan, että lähetämme hänelle asiakaskirjeen 1-2 kertaa kuukaudessa. Puhelinnumeron tarvitsemme, että voimme nopeasti ilmoittaa, jos aikatauluun tulee jotain muutoksia. Nämä muutokset ovat hyvin harvinaisia. Me olemme Marin kanssa onneksi niin harvoin sairaana ettei sen takia ole tarvinnut juurikaan peruutuksia tehdä.
Asiakaskortisto pitää olla lukitussa paikassa
Tämä on vähän ristiriitainen asia, koska mielestäni lukot ei paljon pidättele, jos joku kortistoa haluaisi kaivella. Meillä kortisto on kirjoituspöydän laatikostossa mitkä voi lukita, mutta aika helpostihan ne voi riuhtaista auki. Mitään kassakaappia en kortistolle haluaisi hankkia. Olen aivan varma, että tietosuojavaltuutetun toimistosta lähetetään tarkastajia katsomaan onko kortisto lain mukainen. Meille tällaiset tarkastajat tulee ensimmäisenä, koska olemme Hämeenlinnan tunnetuin kauneushoitola. Tämän takia haluan, että meillä on takuulla kaikki kunnossa ettei niistä tarvitse huomautella. Täytyy kysellä ja katsella miten muut ovat tämän säilytyksen ratkaisseet. Minulla on myös kokemus siitä, että asiakaskortistomme on kerran varastettu, tai oikeastaan asiakkaiden osoitetiedot. Marin äitiysloman aikainen sijainen pääsi tekemään monenlaista hallaa minun selkäni takana, kun en voinut uskoa kenenkään olevan niin härski. Rouva irtisanoi itsensä tekstiviestillä perjantai-iltana, kun minulla oli kesäloma. Mietin kotona ajanko kaupunkiin hakemaan pois muistitikun missä osoitteisto on. Päädyin siihen ettei saa toisesta ajatella niin alhaisesti, että joku asiakastiedot varastaisi. Olin tosi typerä ja naivi. Asia selvisi minulle, kun asiakkaani alkoivat kysellä miten he saavat postia minun entiseltä työntekijältä. Se oli todella ruma temppu ja ei takuulla hyödyttänyt häntä, koska asiakkaat kauhistelivat moista röyhkeyttä. No, hänen yrityksensä loppui hyvin pian eikä meidän asiakkaita enää vaivattu. Tästä oppineena olemme Marin kanssa hyvin tarkkoja kortistostamme eikä kortit takuulla ajele missään näkyvillä.
Terveystiedot liittyy ihonhoitoon
Lain mukaan terveystietojen kanssa pitää olla erityisen varovainen. Aika harvoin teemme mitään merkintöjä terveydestä. Silloin, kun asiakkaalla on akuutti ihottuma saatamme sen kirjata, mutta aika harvoin. Omat asiakkaani ovat niin tuttuja ja käyvät sen verran usein, että muistan kyllä, jos jotain yllättävää on ollut. Tästä lähtien pitäydyn entistä enemmän tässä muistin varaisuudessa, koska on parempi välttää kirjaamista. En ole koskaan kokenut, että asiat pitäisi olla paperilla, koska olen monessa asiassa pärjännyt ihan hyvin muistini varassa. Tässä on eri ihmisillä erilaisia tapoja ja jotkut kosmetologit kirjaa kaiken paperille. Itse olen sitä mieltä, että jos muisti pääsee liian helpolla eikä harjaannu koskaan muistaa entistä vähemmän. Toisaalta se pitää huomioda, että tunnen asiakkaani monen vuoden takaa ja heidän asiat jää mieleeni ihan kuin hyvä ystäväni olisi ne kertonut.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti